Firma może potrzebować dodatkowego miejsca na kilka kartonów, narzędzia, sezonowy zapas albo regularne dostawy całych palet. W każdym z tych przypadków sprawdzi się inne rozwiązanie. Przy wyborze magazynu liczy się więc nie tylko powierzchnia, ale też rodzaj przechowywanych rzeczy, sposób dostaw i częstotliwość dostępu.
Co wziąć pod uwagę przy wyborze magazynu dla firmy?
Zanim zaczniesz porównywać dostępne powierzchnie, określ, jak magazyn będzie wykorzystywany. Innych warunków potrzebuje firma, która raz w miesiącu sięga po materiały reklamowe, a innych e-commerce przyjmujący regularne dostawy paletowe.
Najważniejsze pytania to:
- co będzie przechowywane – dokumenty, narzędzia, produkty, materiały czy ciężki sprzęt,
- ile miejsca potrzeba – kilka metrów czy powierzchnia pozwalająca swobodnie pracować z większym zapasem,
- jak będą wyglądały dostawy – pojedyncze kartony czy całe palety,
- jak często potrzebny będzie dostęp do przechowywanych rzeczy,
- czy towar będzie tylko składowany, czy również regularnie pobierany, przepakowywany lub przygotowywany do dalszej wysyłki.
Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy potrzebna jest hala, kontener czy niewielka przestrzeń typu self storage.
Czym różnią się hala, kontener i self storage?
Największą różnicą jest skala i sposób wykorzystania przestrzeni.
Hala magazynowa zapewnia większą powierzchnię i daje możliwość organizacji regularnej pracy z towarem. Sprawdza się przy większych zapasach, paletach i częstych dostawach.
Kontener magazynowy to wydzielona przestrzeń, która może służyć do przechowywania mniejszego zapasu, narzędzi, sprzętu czy materiałów. Nie trzeba wynajmować całej hali, jeśli potrzebna jest tylko jej niewielka część.
Self storage sprawdza się przy mniejszej ilości rzeczy i wtedy, gdy ważny jest samodzielny dostęp do wynajętej przestrzeni. Firmy wykorzystują takie magazyny m.in. na dokumenty, wyposażenie czy rzeczy używane sezonowo.
Kiedy najlepiej sprawdzi się hala magazynowa?
Hala będzie dobrym wyborem, gdy zapas jest na tyle duży, że samo przechowywanie kartonów przestaje być głównym problemem. Trzeba również zapewnić miejsce na przyjęcie dostawy, przemieszczanie towaru i jego późniejsze wydanie.
Warto rozważyć halę, jeśli firma:
- regularnie przyjmuje towary na paletach,
- przechowuje większe partie produktów lub materiałów,
- potrzebuje miejsca na maszyny albo większy sprzęt,
- wykorzystuje magazyn jako stałe zaplecze działalności,
- potrzebuje przestrzeni umożliwiającej wygodną obsługę dostaw.
Przy większych i cięższych ładunkach znaczenie ma też możliwość korzystania ze sprzętu potrzebnego do ich przemieszczania. W takich warunkach niewielki boks lub kontener szybko może okazać się niewystarczający.
Kiedy warto wybrać kontener magazynowy?
Kontener jest rozwiązaniem pośrednim pomiędzy dużą halą a niewielkim schowkiem. Daje wydzieloną przestrzeń, ale nie wymaga wynajmowania powierzchni znacznie większej niż rzeczywiste potrzeby firmy.
Może sprawdzić się np. przy przechowywaniu:
- narzędzi i wyposażenia ekip budowlanych,
- materiałów potrzebnych do realizacji zleceń,
- części i zapasowego sprzętu,
- produktów wykorzystywanych sezonowo,
- dodatkowego zapasu, który nie mieści się już w siedzibie firmy.
Kontener może być też praktyczny, gdy potrzeba dodatkowego miejsca tylko przez określony czas – np. podczas remontu, realizacji większego projektu czy okresowego zwiększenia zapasów.
Kiedy firmie wystarczy self storage?
Nie każda firma potrzebuje przestrzeni, po której porusza się wózek widłowy i na której stoją całe rzędy palet. Czasem problemem jest po prostu kilka regałów dokumentów, materiały reklamowe albo sprzęt zajmujący miejsce w biurze.
Self storage może wystarczyć, gdy przechowujesz:
- dokumenty i archiwum,
- wyposażenie używane tylko przez część roku,
- materiały promocyjne,
- narzędzia lub niewielki sprzęt,
- niedużą ilość zapasu, który nie wymaga specjalnych warunków przechowywania.
To także sposób na odzyskanie miejsca w biurze, warsztacie czy niewielkim lokalu bez wynajmowania dużego magazynu.
Hala, kontener czy self storage – co wybrać w konkretnej sytuacji?
Łatwiej podjąć decyzję, gdy spojrzysz na sposób działania firmy, a nie tylko liczbę wolnych metrów.
- Sklep internetowy przyjmuje regularnie dostawy paletowe – hala będzie bardziej praktyczna, ponieważ zapewni przestrzeń na większy zapas oraz obsługę dostaw.
- Firma budowlana potrzebuje miejsca na narzędzia i materiały – kontener pozwala oddzielić sprzęt od pozostałej działalności bez wynajmowania całej hali.
- Biuro chce przenieść archiwum poza siedzibę – self storage może zapewnić wystarczającą przestrzeń bez potrzeby wynajmowania dużego magazynu.
- Firma ma większy zapas tylko przed sezonem – przy kilku kartonach wystarczy niewielka przestrzeń, przy większej ilości materiałów lepszy może być kontener, a przy dostawach paletowych – hala.
- Mała firma szybko się rozwija – na początku może wystarczyć self storage lub kontener. Jeśli liczba dostaw i ilość towaru wzrosną, kolejnym krokiem może być hala magazynowa.
Nie zawsze warto wynajmować większy magazyn „na zapas”. Niewykorzystana powierzchnia oznacza dodatkowy koszt, dlatego lepiej dobrać ją do obecnych potrzeb i zostawić rozsądny margines na rozwój. Jeśli zapotrzebowanie wzrośnie, łatwiej przejść na większą przestrzeń niż przez długi czas płacić za metry, które nie są wykorzystywane.
Czy każdy towar można przechowywać w takim samym magazynie?
Nie. Rodzaj przestrzeni trzeba dopasować również do wymagań samych produktów.
Jeśli towar wymaga określonej temperatury, wilgotności, specjalnych zabezpieczeń albo szczególnych zasad składowania, zwykła hala, kontener lub self storage mogą nie być odpowiednim miejscem. Dotyczy to także przedmiotów, których przechowywania zabrania regulamin danego obiektu.
Przed podpisaniem umowy trzeba więc sprawdzić nie tylko wielkość magazynu, ale też czy warunki panujące w danej przestrzeni są odpowiednie dla przechowywanych rzeczy.
Jak częstotliwość dostępu wpływa na wybór magazynu?
Pomyśl, jak będzie wyglądał zwykły dzień korzystania z magazynu. Czy pracownik będzie zaglądał tam kilka razy w tygodniu po pojedyncze przedmioty? Czy może dostawa przyjedzie raz na miesiąc, a później część zapasu pozostanie nieruszana?
Przy częstym samodzielnym korzystaniu duże znaczenie mają łatwy dostęp i możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych rzeczy. W przypadku magazynu obsługującego większe dostawy ważniejsze będą natomiast dojazd, miejsce do rozładunku oraz możliwość sprawnego przemieszczania towaru.
Im częściej magazyn uczestniczy w codziennej pracy firmy, tym większe znaczenie ma jego funkcjonalność, a nie tylko liczba dostępnych metrów.
Co sprawdzić przed wynajęciem magazynu dla firmy?
Przed podjęciem decyzji sprawdź:
- rzeczywistą wielkość przestrzeni i możliwość jej wygodnego wykorzystania,
- zasady i godziny dostępu,
- dojazd do obiektu oraz warunki rozładunku,
- zabezpieczenia, np. monitoring i sposób zamknięcia przestrzeni,
- dopuszczalne rodzaje przechowywanego mienia,
- okres najmu i możliwość dopasowania go do potrzeb firmy,
- dostęp do sprzętu, jeśli towary wymagają użycia wózka widłowego, paleciaka lub innych urządzeń.
Magazyn powinien pasować do sposobu, w jaki towar trafia do firmy, jest przechowywany i później z niej wyjeżdża.
Jak wybrać magazyn najlepiej dopasowany do potrzeb firmy?
Największa dostępna powierzchnia nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Jeśli potrzebujesz miejsca na dokumenty lub kilka sztuk sprzętu, duża hala oznaczałaby niewykorzystaną przestrzeń. Z kolei kontener czy mały boks szybko staną się niewygodne, gdy firma zacznie regularnie przyjmować całe palety.
W Proinvest możesz dobrać rozwiązanie do rzeczywistej skali działalności – od self storage i kontenerów po większe hale magazynowe. Przed wyborem określ przede wszystkim ilość i rodzaj rzeczy, sposób dostaw oraz częstotliwość dostępu. Dobrze dobrany magazyn powinien zapewniać nie tylko miejsce na obecny zapas, ale też pozwalać wygodnie korzystać z niego na co dzień.